御影北小学校学年同窓会開催支援要領 令和５年１２月１３日改訂
御影北小学校の卒業生が学年同窓会の開催を計画される場合は、下記の満たすべき要件に
該当するかどうかを検討して頂き、該当する場合は、是非、支援を受けてください。
１．満たすべき要件
(1) 助成を希望する当該卒業生から事務局に対し、文書または電子メールにより
事前に申請し、会長の承認を得るものとする。
助成金額は学年同窓会の参加者１名あたり１千円とする。
(2) 助成を受けた卒業生の、次回助成までは３年以上の間隔をあけるものとする。
同一卒業年次に対する助成は、合計２回までとする。
(3) 参加者は、先生を含め、２０名以上とする。
(4) 事前に責任者及び連絡先を明確にし、開催日時・場所・参加予定者を記入した計画書を提出する。
(5) 開催後、参加者名簿・開催を証明できる資料(経費の明細・領収書・写真等)を提出し、
事務局から助成金を受領するものとする。
(6) 各学年幹事は、本制度の趣旨と運用に関し、同窓生に周知を図るものとする。
２．申請に必要となる資料
申請（計画書）及び実施報告に必要となる資料一式（下記）については、エクセルのフォーマットにて、
添付ファイルで送信させて頂きますので、事務局(ma2motohr4@gmail.com)まで電子メールにて、
ご連絡をお願いします。
実施報告に必要となる資料：
(1) 出席者への案内状（ハガキの写しでも可）
(2) 出席者名簿
(3) 参加人数が分かる集合写真（参加者の顔が判るぐらい出来るだけ大きい集合写真）
(4) 支払い領収書の写し（金額の大きい主要なものだけでよい）
(5) 振り込み口座の写し
３．申請の流れ：
(1) 学年同窓会の予定が決まれば、できるだけ早く同窓会事務局に計画書を提出する。
(2) 計画書に基づき、内容に不備がなければ、同窓会会長が承認し、その学年同窓会開催責任者宛てに、
同窓会事務局より、電子メール等にて、承認されたことを連絡する。
(3) 学年同窓会実施後、速やかに実施報告書と必要資料を同窓会事務局に提出する。
実施報告書が、特別な理由なく、学年同窓会開催後1か月以上、事務局に到着しない場合は
支払いが出来ない。
(4) 実施報告書の内容に不備がない場合は、同窓会より指示口座に振込みを実施する。
(5) 振込完了を学年同窓会開催責任者に電子メール等にて連絡する。
以上